Polityka PrywatnośCi
Nova Vox AI Ltd – Polska
Ostatnia aktualizacja: 20 December 2025 r.
1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z usług Nova Vox na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Usługi Nova Vox obejmują asystenta głosowego opartego na sztucznej inteligencji, dostępnego za pośrednictwem połączeń telefonicznych oraz wiadomości, wykorzystywanego przez firmy usługowe (m.in. warsztaty samochodowe, kliniki, inne podmioty świadczące usługi w Polsce).
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
Nova Vox AI Ltd
spółka z siedzibą w Londynie (Wielka Brytania)
W przypadku, gdy Nova Vox przetwarza dane w imieniu swoich klientów biznesowych, klienci ci działają jako administratorzy danych, a Nova Vox jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.
2. Zakres przetwarzanych danych
W ramach świadczonych usług przetwarzane mogą być następujące dane osobowe:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe – imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane firmy,
- dane rozliczeniowe – w zakresie niezbędnym do realizacji umowy,
- dane dotyczące korzystania z usług – logi systemowe, dane analityczne, informacje o interakcjach,
- dane techniczne – adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny,
- treść rozmów oraz nagrania połączeń telefonicznych prowadzonych z asystentem AI.
3. Podstawa prawna przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z:
Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), w szczególności na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionego interesu administratora, polegającego na obsłudze zapytań klientów, realizacji usług oraz poprawie ich jakości.
Jeżeli w danym przypadku wymagane jest uzyskanie zgody osoby, której dane dotyczą, obowiązek jej pozyskania spoczywa na administratorze danych (kliencie Nova Vox).
4. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie:
- upoważnionym członkom zespołu Nova Vox – w zakresie niezbędnym do obsługi systemu,
- zaufanym podmiotom przetwarzającym, w szczególności:
- Twilio – infrastruktura telekomunikacyjna,
- Synthflow – przetwarzanie dialogów AI,
- Go High Level – system CRM (hostowany przez peakmarketingtools.com).
Wszyscy dostawcy przetwarzają dane zgodnie z RODO oraz stosują odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ich ochrony.
5. Przekazywanie danych poza Unię Europejską
Dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich, w szczególności do Stanów Zjednoczonych, wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych, takich jak:
- Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską.
6. Pliki cookies i technologie podobne
W ramach serwisu wykorzystywane są pliki cookies oraz podobne technologie w celu:
- zapewnienia prawidłowego działania usług,
- prowadzenia analiz statystycznych,
- realizacji działań marketingowych.
Użytkownik może w każdym czasie zarządzać ustawieniami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:
- nagrania połączeń – do 90 dni,
- dane kontaktowe i rezerwacyjne – do 12 miesięcy.
Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane, o ile obowiązujące przepisy prawa nie wymagają dłuższego przechowywania.
8. Dane dzieci
Usługi Nova Vox nie są przeznaczone dla osób poniżej 18. roku życia.
Nova Vox nie przetwarza świadomie danych osobowych dzieci. W przypadku stwierdzenia takiego przetwarzania dane zostaną niezwłocznie usunięte.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z RODO przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych osobowych,
- ich sprostowania,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
10. Bezpieczeństwo danych
Nova Vox stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym szyfrowanie danych, kontrolę dostępu oraz zabezpieczone środowiska serwerowe, w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub naruszeniem.
11. Zmiany Polityki Prywatności
Polityka Prywatności może być aktualizowana. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na stronie internetowej wraz z datą ostatniej aktualizacji.
12. Kontakt
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt:
Nova Vox Polska
